Услуги по оптимизации бизнес-процессов в Саратове Услуги по оптимизации бизнес-процессов в Саратове
09 июля 2018 Автор  Мария Марченко

Оптимизация документооборота: основные проблемы и как их решить?

Любая компания – вне зависимости от размера компании и направления ее деятельности – объективно сталкивается с необходимостью организации документооборота, причем, по нашему опыту, зачастую документооборот является весьма «проблемным» процессом. При этом масштаб потерь, обусловленных неправильно выстроенным документооборотом, очень велик: согласно последним исследованиям, у отдельных категорий сотрудников они могут составлять до 25% рабочего времени (иными словами, из 8 рабочих часов 2 часа сотрудник просто теряет).

Примечательно, что в подавляющем большинстве случаев проблемы, связанные с документооборотом, носят «симптоматичный» характер и в значительной степени являются общими для разных компаний.

Рассмотрим решения проблем с минимальными затратами на оптимизацию (автоматизацию).

Первая проблема – документы приходят с большим запозданием, а в худшем случае – не приходят вообще.

Данная ситуация является вполне типичной и зачастую является предметом вялотекущего конфликта между отдельными сотрудниками или целыми подразделениями компании (чаще всего, несвоевременно сданные документы становятся «камнем преткновения» между производственными службами и бухгалтерией).

Решением данной проблемы является утверждение фиксированных сроков сдачи документов при одновременном введении персональной ответственности сотрудников. При этом необходимо учитывать, что сроки сдачи документов должны быть реалистичными (мы достаточно часто встречались с ситуацией, когда формально в компании существовало требование возврата документов в течение 3-5 дней, которое систематически нарушалось, в том числе и по объективным причинам), а персональная ответственность должна предусматриваться не только для сотрудника, сдающего документы, но и для сотрудника, их принимающего.

Вторая проблема – неправильное оформление документов.

Ошибки, возникающие при оформлении документов, объективно приводят к необходимости их «переделки», а значит – отнимают достаточно много времени и сил у сотрудников (особенно, если подобные «переделки» осуществляются неоднократно).

Эффективно решить эту проблему позволяет введение стандартных форм документов, в каждой из которых должна прилагаться простая и понятная инструкция по их заполнению и обязательно (!!!) правильно заполненный образец ее заполнения. При всей простоте этого решения оно дает весьма ощутимый эффект, особенно для тех сотрудников, которые сталкиваются с необходимостью подготовки документов не постоянно, а эпизодически.

Третья проблема – поиск документов.

Найти актуальный документ не составляет труда практически в любой компании, однако, когда вопрос касается документа годичной давности, все значительно усложняется: мы сталкивались с тем, что поиск подобного документа занимал 1-2 дня и далеко не всегда был успешным.

Помочь в решении этой проблемы может использование единого подхода к хранению документов, предполагающего, что при хранении они группируются по времени (например, по месяцам, кварталам или годам) и по виду документов (приказы, распоряжения, служебные записки и т.д.) и находятся в одном месте (общий архив), а не разбросаны по подразделениям компании.

Нужна консультация по оптимизации и автоматизации бизнес-процессов в Вашей компании?

Получить консультацию по оптимизации бизнес-процессов в Саратове можно по адресу: г. Саратов, ул. Симбирская, д. 154 А, офис 305.

Предварительная запись по тел.: 8-927-918-26-96 или Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Оптимизация бизнес-процессов  Исследование рынка  Реклама на аутсорсинге

Компания

Партнеры

  • ООО "Консалтинг-М"